E-İmza ve Mobil İmza ile Banka Talimatı: ERP'den Bankaya Dijital Onay

Ödeme listesi hazır, bakiye yeterli, vade bugün. Buna rağmen ödeme çıkmıyor, çünkü talimatın altındaki imzalardan biri eksik. Finans ekiplerinin iyi bildiği bu tablo, sürecin kâğıda ve kişilere bağlı olmasından kaynaklanır.

İmza bekleyen ödemeler

İmza yetkilisi toplantıda, seyahatte veya izindeyse talimat masada bekler. Müşterek imza gerekiyorsa aynı kâğıdın iki ya da üç kişiye sırayla ulaşması gerekir. Geciken her imza, tedarikçi ödemesini ve bankanın işlem saatini riske sokar.

Kurye, şube ve faks trafiği

İmzalanan talimat bankaya ulaştırılmak zorundadır: kuryeyle, şubeye giderek ya da faksla. Birden fazla bankayla çalışıyorsanız bu trafik her banka için ayrı ayrı tekrarlanır.

Hata ve takip zorluğu

Talimat ERP'deki ödeme listesinden elle hazırlanıyorsa tutar ve hesap bilgisi yeniden yazılır. Sonrasında "talimat bankaya ulaştı mı, işleme alındı mı" sorusunun cevabı telefonla aranır.

Denetim izi eksikliği

Hangi talimatı kimin imzaladığı ve bankaya hangi gün gönderildiği klasörlerde ve e-posta kutularında dağınık durur. Denetim döneminde bu bilgiyi toplamak ayrı bir mesaidir.

Bu sorunların ortak noktası şudur: Ödeme kararı ERP'de dijital olarak verilir, ama bankaya giden son adım kâğıt üzerinde kalır. Biz bu son adımı da dijital akışa bağlıyoruz.

FINTALIMAT; ödeme talimatının oluşturulması, onaylanması, imzalanması ve bankaya teslimini tek akışta toplayan ödeme talimatı yazılımımızdır. Süreç ERP'nizde başlar ve yine ERP'nizde kapanır.

1. 01Talimat ERP'de oluşur. Ödemeler ERP'nizin ödeme ekranlarından talimat listesine eklenir. Tek bir ödeme için tekil, birden çok ödeme için toplu ödeme talimatı hazırlanır ve onaya gönderilir. Tutar ve hesap bilgisi ERP'den geldiği için yeniden yazılmaz.
2. 02Yetkililere bildirim gider. Talimat onaya gönderildiğinde ilgili yöneticiye e-posta ulaşır. E-postada o ödemeye özel bir bağlantı bulunur; yetkilinin talimatı araması ya da ERP'ye girmesi gerekmez.
3. 03Yetkili talimatı inceler. Bağlantı, talimat detaylarının görüldüğü web arayüzünü açar. Uygulama web tabanlıdır ve responsive olduğu için telefonda da aynı şekilde kullanılır. Talimat PDF olarak görüntülenir; gerekirse tutarlar değiştirilebilir.
4. 04Talimat imzalanır. Yetkili, e-imza veya mobil imza yollarından biriyle onay verir. Ödeme talimatı PDF olarak imzalanır.
5. 05İmzalı talimat bankaya teslim edilir. İmza tamamlandığında PDF üretilir ve bankanın sFTP ya da FTP alanına gönderilir.
6. 06Sonuç ERP'ye döner. Onaylanan tutarlar ERP'ye geri bildirilir. İletim durumu uygulamadan kontrol edilir; gönderilmiş ödemeler ayrı bir listede izlenir.

Böylece banka talimat otomasyonu, finans ekibinizin zaten kullandığı ekranların devamı olur; ayrı bir sisteme ikinci kez veri girilmez.

Tablonun özeti: Kâğıt süreçte her adım bir kişinin fiziksel olarak orada olmasına bağlıdır. Dijital süreçte kural bir kez tanımlanır, talimat o kurala göre kendiliğinden ilerler.

• •CFO ve finans müdürü: Ödemeler imza yetkilisinin takvimine değil, firmanın onay kuralına bağlı ilerler. Hangi talimatın kimde beklediği görünür olur.
• •Hazine ve muhasebe ekibi: Talimatı ERP ödeme ekranından hazırlar, bankaya ulaşıp ulaşmadığını iletim durumundan izler. Kurye ve şube takibi gündemden çıkar.
• •İmza yetkilisi: E-postadaki bağlantıdan talimatı açar, inceler ve imzalar. Mobil imza kullanıyorsa bunu ofis dışından da yapar.
• •ERP ve IT sorumlusu: Uygulama ERP'nin içinde çalışır, onay ekranları web tabanlıdır; banka teslimi sFTP, FTP veya e-posta gibi standart kanallardan yapılır.

FINTALIMAT iki imza yöntemini de destekler. Yetkili hangisini kullanacağını kendisi seçer; "İmzanı hatırla" özelliği bu tercihi sonraki işlemler için saklar.

E-imzalı banka talimatı

Yetkili USB e-imza cihazını bilgisayarına takar ve PIN'ini girer. İmzalama aracımız bir Microsoft masaüstü uygulamasıdır; web arayüzünden otomatik olarak çağrılır, belgeyi alır, imzalar ve geri yükler. XAdES, PAdES ve CAdES imza tiplerini destekler. İmzalı ve imzasız belgeler araç üzerinden görüntülenebilir.

Mobil imza ile banka talimatı

Yetkili, bekleyen imzalarını mobil imzasıyla telefonundan PIN girerek tamamlar. Entegre olduğumuz mobil imza operatörleri Turkcell, Vodafone ve Türk Telekom'dur. Ofiste olması ya da yanında USB cihaz taşıması gerekmez. Seyahatteki bir imza yetkilisi yüzünden ödemenin beklemesinin önüne bu yöntem geçer.

E-imza ve mobil imza ıslak imzanın yerine geçer mi?

Evet. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Mobil imza da bu kapsamdadır. Kanun metnine mevzuat.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz.

Islak imzasız banka talimatı, kontrolün gevşemesi anlamına gelmez. Tersine, firmanızın imza kuralları sisteme tanımlanır ve her talimatta aynı şekilde uygulanır.

Sıralı onay ve asgari imza sayısı

Müşterek imza ile onay iki şekilde kurgulanır: imzaların belirli bir sırayla atıldığı sıralı onay veya asgari imza sayısı kriteri. Yeterli imzaya ulaşıldığında sistem uyarı verir. Birden fazla imza gereken talimatlarda dosya buna göre hazırlanır.

Yetki geri çekme

Bir yöneticinin imza yetkisi kaldırıldığında, daha önce kendisine gönderilmiş bağlantılar işlem yapmasına izin vermez. Bağlantıya tıklarsa yalnızca talimatı kimlerin imzaladığını görür.

Durum takibi ve denetim izi

Ödeme talimatı onay sistemi, talimatın hangi aşamada olduğunu görünür kılar. Gönderilmemiş ve gönderilmiş ödeme listeleri ayrı izlenir, onay bekleyen talimatlar görüntülenir, geçmiş talimatlar tarih aralığına göre sorgulanır. Kimin imzaladığı ve talimatın bankaya iletilip iletilmediği tek yerden görülür.

Gelişmiş loglama altyapımız, talimatlar üzerinde yapılan işlemleri kayıt altına alır. Denetim döneminde bilgiyi klasörlerden ve e-posta kutularından toplamak yerine sistemdeki kayıtlara bakarsınız.

FINTALIMAT bu üç ERP'nin içinde gömülü veya entegre çalışır. Ödeme verisi ERP'den gelir, onay sonucu ERP'ye döner. Talimatın kaynağı ERP olduğu için finans ekibiniz alıştığı ödeme ekranlarında çalışmaya devam eder; değişen tek şey, listenin çıktı alınıp imzaya götürülmesi yerine dijital onaya gönderilmesidir.

CANIAS ERP banka entegrasyonu

CANIAS ERP'de uygulama FINTALIMAT adıyla yer alır. Ödemeler FIN35 ve FINT49 ekranlarından talimat listesine eklenir. CANIAS ERP danışmanlığı da verdiğimiz için kurulumu ERP tarafıyla birlikte ele alıyoruz.

SAP banka talimatı entegrasyonu

SAP kullanan firmalarda ödemeler SAP'nin ödeme ekranlarından talimat listesine alınır. İmza tamamlandığında onaylanan tutarlar SAP'ye geri bildirilir ve talimatın durumu SAP tarafından kontrol edilebilir.

Odoo banka entegrasyonu

Odoo'da da akış aynıdır: ödeme Odoo'da seçilir, onay ve imza FINTALIMAT'ta tamamlanır, sonuç Odoo'ya döner. Odoo danışmanlığı tecrübemizle uyarlamayı ERP tarafında da biz yapıyoruz.

FINTALIMAT Türkiye'deki tüm bankalarla çalışır. İmzalanan talimat, bankanın tercih ettiği kanaldan teslim edilir. Banka sFTP entegrasyonu en yaygın yöntemdir; FTP ve e-posta ile teslim de desteklenir. İmzalı PDF'in yanında talimat isteğe bağlı olarak Excel biçiminde de gönderilebilir.

Banka ve talimat tanımında sınır yoktur. Yeni bir bankayla çalışmaya başladığınızda banka sisteme tanımlanır ve aynı onay akışı o banka için de geçerli olur.

Çok bankayla çalışan firmalar

Her banka için ayrı talimat formu, ayrı kurye ve ayrı takip yürütüyorsanız elektronik banka talimatı bu trafiği tek ekrana indirir. Banka sayısı arttıkça iş yükünüz aynı oranda artmaz; her banka aynı onay akışına bağlanır.

Çok şirketli grup yapıları

FINTALIMAT çoklu firma yapısını destekler. Grup şirketlerinizin talimat süreçlerini aynı uygulamadan yönetirsiniz. İmza yetkilisi birden çok şirkette görevliyse her biri için ayrı kâğıt dolaşımı gerekmez.

Ödeme hacmi yoğun firmalar

Gün içinde çok sayıda tedarikçi ödemesi çıkarıyorsanız toplu talimat ve sıralı onay, imza bekleyen kâğıt yığınının yerini alır. Ödemeler tek talimatta toplanır, yetkililer sırayla imzalar, talimat bankaya iletilir.

1. 01İhtiyaç analizi: Kullandığınız ERP'yi, çalıştığınız bankaları, imza yetkililerinizi ve müşterek imza kurallarınızı birlikte çıkarıyoruz.
2. 02Kurgu: Onay akışını, imza yöntemlerini ve her banka için teslim kanalını belirliyoruz.
3. 03Entegrasyon: Uygulamayı ERP'nize kuruyor, banka bağlantılarını tanımlıyoruz.
4. 04Test ve canlıya alma: Akışı sizinle birlikte test ediyor, ardından canlıya alıyoruz.
5. 05Eğitim ve destek: Finans ekibinizi ve imza yetkililerinizi eğitiyor, canlı kullanımda destek veriyoruz.

FINTALIMAT, banka ve tahsilat süreçlerini ERP'ye bağlayan çözümlerimizden biridir:

• •FINEKSTRE: Banka hesap hareketlerinizi ERP'nizin içine getirir.
• •OnlineDBS: Doğrudan borçlandırma (DBS) süreçlerinizi ERP'nizden yönetmenizi sağlar.
• •PaySYS: Müşterilerinizden kredi kartıyla e-tahsilat yapmanızı sağlar.

E-imza ile banka talimatı; imza beklemeyi, kurye ve şube trafiğini ve "talimat nerede" sorusunu ortadan kaldırır. FINTALIMAT bunu ERP'nizin içinden, firmanızın müşterek imza kurallarını koruyarak yapar.

Çalıştığınız ERP'yi ve bankaları anlatın; akışı demo üzerinden gösterelim, size uygun kurguyu ve teklifimizi paylaşalım. Demoyu talebiniz üzerine ekibimiz sunuyor.